INHOUDSOPGAVE

Dossier op 'onvolledig' plaatsen


Bij het tabblad 'Algemeen' kan je aangeven of het dossier onvolledig is of niet. Dit doe je door de knop rechtsboven 'Onvolledig' aan te klikken. Hierbij kan je een opmerking toevoegen. 


Deze opmerking kan voor intern gebruik zijn (de aanvrager wordt niet op de hoogte gesteld) of je kan het bericht ook naar de aanvrager versturen. Dit laatste doe je door 'Bericht versturen naar aanvrager' ook aan te vinken. Wanneer je op 'Onvolledig' drukt, verandert de status naar 'Onvolledig' en krijgt de aanvrager al dan niet een mail met de melding dat zijn aanvraag onvolledig is. 


De gebruiker die de aanvraag op onvolledig heeft gezet, krijgt de taak 'Opvolging' om de feedback te kunnen opvolgen, en het dossier uit Onvolledig te kunnen halen wanneer alle informatie beschikbaar is om het dossier te behandelen. 



Waar ziet de aanvrager dit bericht


De gebruiker zal per mail een melding krijgen dat het dossier onvolledig is. 


Via zijn Portaal (een account aanmaken is dus verplicht) zal hij op 3 verschillende manieren naar het bericht kunnen dat jullie verzonden hebben:


1) Via het Dashboard en de gele knop 'Nieuwe berichten'



2) Via het 3de menu bovenaan, 'Berichten':



3) Via de acties bij zijn dossier:



Hoe kan de aanvrager antwoorden


De aanvrager kan op dit bericht reageren. Dit op 2 manieren:


1) De aanvrager kiest om een vrij bericht te verzenden:

2) De aanvrager kiest om zijn dossier te bewerken:




Hoe zie ik in de backoffice of de aanvrager heeft geantwoord


Wanneer een reactie verstuurd wordt door de aanvrager, verandert de status van het dossier naar 'Feedback'. De gebruiker die de taak 'Opvolging' had, krijgt nu de taak 'Feedback': Er is namelijk een antwoord gekomen van de aanvrager. 

In het tabblad 'Algemeen - Communicatie' zie je het antwoord van de aanvrager.



De gebruiker met taak 'Feedback' kan de reactie van de aanvrager evalueren. Is er nog meer informatie nodig, dan kan hij nog een bericht sturen naar de aanvrager onderaan in het tabblad Communicatie. Is alle informatie over het dossier nu beschikbaar en kan deze verder behandeld worden, kan het dossier uit 'Onvolledig' gehaald worden door aanklikken van de knop rechtsboven 'Volledig':



Het dossier bevindt zich nu in status 'Validatie' en kan verder behandeld worden. Er is geen communicatie meer mogelijk tussen medewerker en aanvrager, gezien zowel dossierbeheerder als aanvrager enkel kunnen reageren op het bericht zolang de status van het dossier op 'Onvolledig' of 'Feedback' (= wanneer de aanvrager geantwoord heeft) staat. 


De dossierbeheerder kan in zijn settings instellen dat hij mails wenst voor de taak 'Feedback'. 


Het dossier kan in alle statussen op onvolledig gezet worden, maar wanneer het uit onvolledig wordt gezet, komt de status opnieuw in Validatie.