Vanaf EagleBe 4.1.2 is het mogelijk om te communiceren met de aanvrager omtrent de onvolledigheid van het dossier!
Voor een korte video verwijzen we graag naar deze pagina. We tonen in amper 2 minuten hoe het werkt, hieronder lees je meer details.
Hoe ga je hiervoor te werk ?
Bij het tabblad 'Aanvraag' kan je aangeven of het dossier onvolledig is of niet. Dit doe je door 'Is de aanvraag onvolledig?' aan te vinken. Hierbij kan je een opmerking toevoegen.
Deze opmerking kan voor intern gebruik zijn (de aanvrager wordt niet op de hoogte gesteld) of je kan het bericht ook naar de aanvrager versturen. Dit laatste doe je door 'Verstuur dit bericht naar de aanvrager' ook aan te vinken. Wanneer je op 'Opslaan' drukt, verandert de status naar 'Onvolledig' en krijgt de aanvrager al dan niet een mail met de melding dat zijn aanvraag onvolledig is.
De gebruiker die de aanvraag op onvolledig heeft gezet, krijgt de taak 'Opvolging' om de feedback te kunnen opvolgen, en het dossier uit Onvolledig te kunnen halen wanneer alle informatie beschikbaar is om het dossier te behandelen.
De gebruiker zal per mail een melding krijgen dat het dossier onvolledig is.
Via zijn Portaal (een account aanmaken is dus verplicht) zal hij deze melding zien verschijnen:
Bij het openen van het bericht ziet de aanvrager de melding van de dossierbehandelaar:
De aanvrager kan op dit bericht reageren. Wanneer een reactie verstuurd wordt door de aanvrager, verandert de status van het dossier naar 'Feedback'. De gebruiker die de taak 'Opvolging' had, krijgt nu de taak 'Feedback': Er is feedback gekomen van de aanvrager.
De gebruiker met taak 'Feedback' kan de reactie van de aanvrager evalueren. Is er nog meer informatie nodig, dan kan hij nog een bericht sturen naar de aanvrager. Is alle informatie over het dossier nu beschikbaar en kan deze verder behandeld worden, kan het dossier uit 'Onvolledig' gehaald worden:
Het dossier bevindt zich nu in status 'Validatie' en kan verder behandeld worden. Er is geen communicatie meer mogelijk tussen medewerker en aanvrager, gezien zowel dossierbeheerder als aanvrager enkel kunnen reageren op het bericht zolang de status van het dossier op 'Onvolledig' of 'Feedback' (= wanneer de aanvrager geantwoord heeft) staat.
De dossierbeheerder kan in zijn settings instellen dat hij mails wenst voor de taak 'Feedback'.
Het dossier kan in alle statussen op onvolledig gezet worden, maar wanneer het uit onvolledig wordt gezet, komt de status opnieuw in Validatie.