INHOUDSOPGAVE
De dossierbehandeling stopt niet (altijd) bij de goedkeuring binnen Eaglebe. Soms is er nood aan een verregaande analyse, terugkoppeling naar de boekhouding of gewoon een backup van alle data. Hiervoor voorziet Eaglebe de mogelijkheid om alle gegevens te exporteren uit het platform in een formaat naar keuze.
De export functie kan je vinden in het menu 'Vergunningen' bovenaan de overzichtstabel (zie onderstaande screenshot). Belangrijk: om deze functionaliteit te kunnen gebruiken zal je toegang nodig hebben tot de Eaglebe backoffice van het lokaal bestuur en moet je als gebruiker over de gebruikersrol 'Export' beschikken. Alle exports worden conform de GDPR wetgeving gelogd binnen het menu 'Logs'.
Wanneer je klikt op het export-icoon opent zich een pop-up met verschillende instellingen. In onderstaande hoofdstukken overlopen we al deze instellingen in meer detail.
Eens alle instellingen correct werden aangevinkt en je het bestand exporteert wordt dit via mail verzonden naar het e-mailadres waarmee u bent ingelogd.
5.1 Status
Hier heb je de keuze om enkel de afgeronde dossiers te exporteren of alle dossiers te exporteren.
- Afgeronde dossiers: alle dossiers die werden goedgekeurd en die werden betaald of achteraf te betalen zijn
- Alle dossiers: alle dossiers binnen de Eaglebe omgeving van het lokaal bestuur (enkel verwijderde dossiers worden niet opgenomen in deze export)
Wens je een backup te nemen van alle gegevens van deze maand of wil je de gegevens exporteren voor een verdere analyse? Neem dan een export van alle dossiers.
Wil je eerder een export nemen van de financiële gegevens voor een terugkoppeling naar de boekhouding? Dan is het aangeraden om enkel de afgeronde dossiers te exporteren.
5.2 Export
Hier heb je de keuze om een 'Standaard' overzicht van alle dossier gegevens te exporteren of enkel de dossiers 'Zonale beperking' te exporteren. Indien je deze laatste optie selecteert zal Eaglebe een whitelist genereren met alle toegelaten voertuigen (nummerplaten) per zone en per periode.
Let op: deze optie krijg je enkel te zien als je gebruik maakt van de module 'Zonale Beperking'
5.3 Vergunningstype
Hier heb je de keuze om enkel de dossiers Inname Openbaar Domein (IOD) en/of de dossiers Evenementen te exporteren. De gegevens opgenomen in de export blijven dezelfde.
Let op: deze optie krijg je enkel te zien als je gebruik maakt van de module 'Evenementen'
5.4 Formaat
Via het menu Vergunningen kunnen alle dossiergegevens geëxporteerd worden als CSV-bestand voor de verdere verwerking binnen een spreadsheet programma (bv. excel).
Wil je een export van alle facturatie gegevens voor een verdere verwerking in jullie boekhoudpakket? Dan ga je te werk via het menu 'Beheer - Facturatie - Export instellingen', waar je een manuele of automatische export kan configureren. Meer info over de facturatie exports vind je in dit helpdesk artikel.
5.5 Filter
Selecteer de datum waarop gezocht moet worden (start-, eind-, aanvraag- of goedkeuringsdatum van het dossier) en de periode waarin deze moet vallen.
5.6 Markeer als behandeld
Als u dit aanvinkt, zal elke vergunningen als "behandeld" worden beschouwd in Eaglebe. Bij een volgende export zal u zien dat deze vergunningen in de kolom "behandeld" de waarde TRUE hebben gekregen.
