Notre module Observations vous permet de vous engager facilement dans le contrôle des occupations, des événements et aussi de signaler rapidement d'autres violations sur le territoire de votre administration. Dans cet article du helpdesk, vous apprendrez comment créer un constat et comment le traiter.


TABLES DES MATIERES


1.    Créer une observation


Une nouvelle observation peut être créée de trois façons :

  1. Suite à un contrôle proactif 
  2. Suite à une observation réactive
  3. Via le formulaire


1.1    Observation à la suite d'un contrôle


Lors du traitement de certains fichiers, le gestionnaire de fichiers peut immédiatement créer une tâche de contrôle proactive pour les agents sur le terrain. Par exemple, il peut être intéressant d'effectuer un contrôle avant et après des travaux routiers pour s'assurer que la voirie a été remise dans son état d'origine, ou un contrôle pendant l'événement révélera immédiatement si les conditions sont respectées.


Lorsque cette tâche de contrôle est effectuée via l'application mobile, le contrôleur devra tout documenter dans une nouvelle observation. Une nouvelle observation est automatiquement créée dans le back-office à cet effet.


1.1.1    Nouvelle tâche de contrôle


Une nouvelle tâche de contrôle est créée à partir d'une occupation ou d'un événement existant via le menu « Bon de travail - Contrôle » à l'aide du bouton « + Contrôle ». Lors de la création d'une nouvelle tâche de contrôle, les données suivantes doivent être incluses :


  • Date de contrôle : la date à laquelle la tâche de contrôle doit être exécutée.
  • Département : le département auquel cette tâche de contrôle doit être attribuée. Si aucun utilisateur spécifique n'a été désigné, Eaglebe attribuera la tâche au sein de ce département à un utilisateur ayant le rôle d'utilisateur “BonDeTravailControle” et le plus petit nombre de tâches ouvertes.
  • Assigner à l'utilisateur : sélectionnez un utilisateur spécifique (avec le rôle d'utilisateur “Work OrderControl”) à qui assigner la tâche de contrôle.
  • Description de la tâche : ajoutez une description à la tâche de contrôle. Cette description est visible par le contrôleur dans les détails de la tâche lorsque celle-ci est exécutée via l'application mobile.
  • Statuts : permet d'ajuster le statut de la tâche de contrôle. Par défaut, le statut est toujours « A vérifier », mais vous pouvez le changer en « Vérifié » si vous voulez ajouter une tâche qui a déjà été exécutée.



1.1.2    Exécuter une tâche de contrôle


Ces tâches de contrôle sont disponibles dans l'application mobile pour les agents sur le terrain (plus d'informations dans cet article du Helpdesk). Cela leur permet de consulter leur liste de tâches chaque matin, de déterminer l'itinéraire optimal pour accomplir toutes leurs tâches et d'ajouter les preuves nécessaires lors de l'exécution de chaque tâche :


  • Type d'observation: le contrôleur doit classer le résultat du contrôle dans un type particulier (voir les paramètres de gestion). 
  • Note : permet d'inclure une description textuelle libre de l'observation
  • Coordonnées du contrevenant : s'il y a un contrevenant, les coordonnées connues peuvent être saisies ici (elles peuvent être modifiées plus tard via le back-office).
  • Photos situation : photos générales de l'observation
  • Photos plaques d'immatriculation : photos des véhicules présents sur le lieu (avec détection automatique des plaques d'immatriculation).


Toutes les données déjà connues (lieu, heure, auteur) sont automatiquement ajoutées lors de l'observation.


Sur la base des données saisies manuellement et des données ajoutées automatiquement, un nouveau dossier d'observation est automatiquement créé dans le back-office d'Eaglebe.



1.2    Observation suite à une observation sur le terrain 


Dans d'autres cas, l'agent d'exécution agira de manière réactive lorsqu'il rencontrera des occupations ou des événements dans les rues. Grâce à notre application mobile, l'agent chargé du contrôle peut vérifier tous les détails du permis et prendre une décision en s'appuyant sur toutes les preuves nécessaires :


  • Type d'observation: le contrôleur doit classer le résultat du contrôle dans un certain type (voir les paramètres de gestion). 
  • Note : ceci permet d'inclure une description textuelle libre de l'observation
  • Coordonnées du contrevenant : s'il y a un contrevenant, les coordonnées connues peuvent être introduites ici (elles peuvent être modifiées plus tard via le back-office).
  • Photos situation : photos générales du lieu
  • Photos plaques d'immatriculation : photos des véhicules présents sur le lieu (avec détection automatique des plaques d'immatriculation).


Toutes les données déjà connues (lieu, heure, auteur) sont automatiquement ajoutées lors de l'observation.


Sur la base des données saisies manuellement et des données ajoutées automatiquement, un nouveau dossier d'observation est automatiquement créé dans le back-office d'Eaglebe.



Les interventions peuvent être créées à partir d'un permis existant ou peuvent également être créées librement pour des occupations non autorisées, des événements ou d'autres observations sur le domaine public (déchets, éléments urbains cassés, arbres tombés, etc.). Vous pouvez créer une observation libre via l'application mobile en effectuant un appui long sur l'emplacement de l'observation à partir de la carte ou via le bouton « Nouvelle observation» sur la carte (ce qui crée la nouvelle observation à votre emplacement actuel).

Notez que vous devez d'abord effectuer un zoom suffisant pour pouvoir créer une observation à un nouvel endroit.


1.3    Observation via le formulaire


Une troisième option pour créer une nouvelle observation est le formulaire en ligne. Il permet de créer une nouvelle observation directement depuis le back-office lorsqu'elle n'a pas pu être enregistrée directement à ce moment-là via notre application mobile. En outre, il est également possible d'ouvrir ce formulaire aux citoyens, afin qu'ils puissent rapporter directement des observations sur le terrain.


Dans ce formulaire, vous devez introduire manuellement tous les détails de l'observation. Pour cela, nous n'allons pas copier les données automatiquement, vous pouvez donc modifier manuellement la date, le lieu et l'auteur de l'observation vous-même.



Vous souhaitez ouvrir le formulaire d'observation aux citoyens et le rendre également disponible sur le portail Eaglebe ? Dans ce cas, n'hésitez pas à nous le faire savoir lors du démarrage de ce module ou via un ticket sur notre Helpdesk afin que nous puissions l'activer pour vous.

2.    Traitement Observation


Une fois l'observation créée, elle entre dans le back-office d'Eaglebe pour être traitée par l'un de vos collaborateurs. Eaglebe dispose de son propre système de tâches afin que chaque observation soit attribuée à l'utilisateur adéquat. Grâce à des tableaux de bord clairs, une liste de tâches et une archive consultable de toutes les observations (avec des options de filtrage étendues), tous ces fichiers sont traités sans problème et en toute sécurité.


Ci-dessous, nous passons en revue toutes les étapes du traitement d'un nouveau dossier d'observation.


2.1    Validation


Lorsqu'une nouvelle observation est créée, elle entre dans le back-office avec le statut « Validation ». Une tâche de validation est également créée à cette fin pour l'utilisateur approprié (plus d'informations).


Sur le terrain, l'agent d'exécution enregistre l'observation avec toutes les preuves nécessaires. Dans le back-office, elle est vérifiée par le gestionnaire de dossier qui évaluera l'observation au cours de l'étape de validation. Pour ce faire, il ouvre le dossier et vérifie toutes les informations dans le menu « Général ». Dans l'onglet “Observation”, vous trouverez tous les détails concernant l'auteur de l'observation, le type, le lieu, les coordonnées du contrevenant, ...



Dans l'onglet « Plaques d'immatriculation », vous trouverez une liste des plaques d'immatriculation des véhicules présents qui ont été détectées automatiquement sur la base des photos prises.


En haut du fichier, vous trouverez également la carte d'Eaglebe, zoomée sur le lieu de l'observation. Vous y trouverez une vue de toutes les autres occupations, événements, déviations, ... à proximité.


Les utilisateurs autorisés peuvent toujours modifier ces données ou changer/ajouter des plaques d'immatriculation si nécessaire. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton « Enregistrer » dans chaque onglet après avoir modifié les données.


Une fois que toutes les données ont été vérifiées, le traitement ultérieur de l'observation peut être déterminé via le menu “Validation”. Ici, le gestionnaire du dossier assigne l'observation à un département (défini par défaut via les paramètres de gestion) et indique si une régularisation est autorisée et si l'observation est consideré comme une violation. En fonction de ces deux dernières options, l'observation sera traitée différemment :


  • Régularisation autorisée : lorsque ce slider est actif, le contrevenant pourra demander une régularisation (occupation du domaine public) sur la base de la référence de l'observation.
  • Violation : lorsque ce slider est actif, un coût sera ajouté à l'observation. Lors du traitement final, le contrevenant recevra une demande de paiement pour ce coût.



Pour compléter votre validation, vous avez deux options :


  • Compléter sans message: la décision est traitée en interne mais aucun courrier n'est envoyé au contrevenant.
  • Compléter avec message : le contrevenant est informé de la validation par courrier électronique. Si le slider « régularisation autorisée » est activé, cette option est mentionnée dans l'e-mail et nous fournissons un lien direct vers le formulaire de demande de régularisation de l'occupation du domaine public.



Lorsqu'une nouvelle demande ODP est demandée par le biais d'une régularisation basée sur une observation antérieure, cette occupation est automatiquement liée à l'observation initiale.


2.2    Facturation


Si une infraction a été constatée, une amende peut également y être liée. Celle-ci est calculée automatiquement par Eaglebe en fonction du type d'observation. Lorsque l'amende est autorisée, une demande de paiement est envoyée au contrevenant, qui peut alors facilement la payer en ligne.


Si le contrevenant n'effectue pas le paiement à temps, nous lui enverrons automatiquement un rappel de paiement. Au total, deux rappels de paiement seront envoyés. Si aucun paiement n'a été effectué après cela, l'observation sera placée en statut « Problème ». Le paiement en statut “Problème” doit être suivi manuellement en dehors d'Eaglebe. Une fois ce suivi effectué, vous pouvez adapter le statut de paiement via le menu “Facturation” pour finaliser les observations au sein d'Eaglebe.



2.3    Autorisation


Une fois la validation terminée, l'observation entre dans le statut « Autorisation ». A ce stade, le gestionnaire du dossier peut choisir de finaliser l'observation:


  • Sans conséquence : aucun message n'est envoyé au infracteur. La décision est seulement marquée comme « Approuvée au sein d'Eaglebe ».
  • Avec conséquence : un message (et éventuellement une requête de paiement) est envoyé vers l'infracteur.


Lorsqu'une décision est complétée avec une conséquence, le gestionnaire du dossier peut sélectionner les documents qu'il souhaite envoyer à l'infracteur. Vous verrez ici tous les documents qui ont été ajoutés à l'observation. A partir de ce menu, vous pouvez également générer un nouveau document basé sur votre propre modèle (plus d'informations) ou télécharger un document.



Après autorisation de l'observation, celle-ci reçoit le statut « Approuvé » et est entièrement complétée.


2.4    Autres menus


En dehors du flux de dossier, il existe un certain nombre d'autres menus dans l'observation. Ceux-ci sont disponibles à tout moment, quel que soit le statut de l'observation.


2.4.1    Documents


Dans ce menu, vous obtenez une vue d'ensemble de tous les documents liés à l'observation. À partir de ce menu, vous pouvez également générer de nouveaux documents basés sur votre propre modèle (plus d'informations), télécharger des documents ou les modifier (nom), supprimer et envoyer des documents déjà ajoutés par courrier électronique.


2.4.2    Permis


Dans ce menu, vous obtenez une vue d'ensemble de tous les permis liés à l'observation. A partir de ce menu, vous pouvez également


  • Lier une occupation existante : pour ce faire, vous entrez l'ID Eaglebe ou vous sélectionnez un permis à proximité dans la liste proposée, puis vous appuyez sur le bouton “Lier”.
  • Lier une nouvelle occupation : pour ce faire, vous lancez une nouvelle demande via le bouton “+ Occupation”. Celle-ci est automatiquement liée à l'observation.


2.4.3    Extra


Dans ce menu, vous pouvez consulter l'historique du dossier et ajouter des notes internes.

3    Gestion


3.1    Départements


Pour chaque département, vous pouvez indiquer si des observations peuvent être attribuées à ce département. Seuls les utilisateurs de ces départements peuvent traiter les observations.



3.2    Utilisateurs


Pour le traitement des observations, les rôles d'utilisateur suivants s'appliquent :

  • ObservationCoordonnées : les utilisateurs ayant ce rôle peuvent consulter les coordonnées d'un établissement
  • ObservationValidation  : les utilisateurs ayant ce rôle peuvent valider un établissement
  • ObservationAutorisation : les utilisateurs ayant ce rôle peuvent autoriser un établissement
  • BonDeTravailControle : les utilisateurs ayant ce rôle peuvent effectuer une tâche de contrôle


3.3    Observation (types)


Ce menu de gestion vous permet d'ajouter de nouveaux types d'observations ou de modifier les types existants. Vous pouvez définir les paramètres suivants :


  • General
    • Active : ce paramètre vous permet d'activer ou de désactiver un type. Les types désactivés ne sont plus disponibles lors de la création d'une nouvelle observation. Ils peuvent toujours être réactivés ultérieurement, en conservant tous les autres paramètres.
    • Département : indique le département responsable. Lorsqu'une nouvelle observation est créée pour ce type, nous assignons la tâche de validation à un utilisateur de ce département avec les rôles d'utilisateur appropriés. 
    • Name : nom du type d'observation
  • Contact 
    • Infracteur : vous pouvez indiquer ici si les coordonnées de l'infracteur sont demandées et si elles doivent être fournies obligatoirement.


Lorsque vous créez une observation ou que vous effectuez une tâche de contrôle, un type doit toujours être indiqué.


3.4    Bons de travail


Sous l'onglet “Contrôle”, vous avez 2 options :


  • Créer des tâches de contrôle pour les permis non payés : si cette option est activée, Eaglebe créera automatiquement des tâches de contrôle pour tout dossier qui commence aujourd'hui et qui n'a pas encore été payé.
  • Tâches de département par défaut : indique le département auquel une nouvelle tâche de contrôle est attribuée par défaut. Ceci peut toujours être modifié manuellement lors de la création d'une nouvelle tâche de contrôle.


3.5    Facturation


Sous l'onglet “Observation”, vous pouvez définir les paramètres suivants par type:


  • Prix de l'infraction : le coût fixe facturé en cas d'infraction
  • Premier rappel : nombre de jours après la requête de paiement initiale au terme desquels le premier rappel de paiement doit être envoyé (voir chapitre Facturation).
  • Deuxième rappel : nombre de jours après le premier rappel de paiement à partir duquel le deuxième rappel de paiement doit être envoyé (voir chapitre Facturation).
  • Paiement problématique : nombre de jours après le deuxième rappel de paiement après lequel l'observation passe au statut de problème.