TABLE DES MATIÈRES

• Comment les dossiers sont-ils attribués ?
  • Quelques exemples 
• Où puis-je trouver mes tâches ? 
  

Toutes les demandes d'admission, d'événements, de constatations et d'autorisations zonales sont transmises au back-office via Eaglebe. Chaque dossier qui arrive au back-office est toujours attribué à un utilisateur. Cela permet :

D'éviter que le dossier ne se perde : un utilisateur est en effet désigné pour traiter le dossier

De répartir équitablement la charge de travail entre les collègues

Disposer d'une liste claire de toutes les tâches à accomplir pour tous les dossiers qui doivent encore être traités

Comment les dossiers sont-ils attribués ?

Eaglebe examine plusieurs éléments avant d'attribuer un dossier.

1. Tout d'abord, Eaglebe examine le type d'occupation ou d'événement que le demandeur a choisi lorsqu'il a rempli le formulaire de demande.*
   
   
2. À ce type choisi est assigné un département, qui est défini dans la gestion d'Eaglebe (Gestion - Types d'occupation/événements).**
   
   Image 1: Gestion - Types d'occupation - cliquez sur l'icône crayon pour un type d'occupation. Un conteneur est assigné au Service Mobilité
   
   Image 2: Gestion - Types d'événement - cliquez sur l'icône crayon pour un type d'événement. La foire est assignée au département des événements.                                                                                                                                       
   
3. Enfin, Eaglebe examine les utilisateurs attribués à ce service et recherche l'utilisateur chargé de valider le dossier. Pour les occupations, il s'agit de la tâche "Validation", pour les événements, de la tâche "EventValidation". Y a-t-il plusieurs utilisateurs ayant la tâche de valider? Ensuite, Eaglebe répartit aléatoirement les tâches entre eux (répartition égale du nombre de tâches).
   
   Image 3 : Gestion - Utilisateurs. Les tâches sont des cercles foncés, les rôles des cercles clairs. 

* A l'exception du module de restriction zonale. Cela permet de sauter l'étape 1 et de passer directement à l'étape 3.

** Votre département ne figure pas dans la liste ? Dans ce cas, vous devrez peut-être créer un autre département. Vous pouvez en savoir plus sur la création d'un département ici. Assurez-vous également que la question "Les permis peuvent-ils être attribués à ce département ?" est activée pour sélectionner le département.

Quelques exemples 

Dans les exemples illustrés ci-dessus :

• Un conteneur sera attribué à l'utilisateur "SarahNivelles", car elle fait partie du département Service Mobilité et SarahNivelles est le seul utilisateur qui a la tâche (cercle foncé) Validation.
• Une foire est attribuée à l'utilisateur "adminNivelles", étant donné qu'il fait parti du département des événements. Plusieurs personnes font partie de ce département, mais adminNivelles est la seule qui a la tâche EventValidation (cercle foncé)

Où puis-je trouver mes tâches ? 

Dans le menu Tâches, vous pourrez retrouver votre propre aperçu de toutes les tâches qui vous ont été assignées, ainsi que celui de vos collègues si vous souhaitez reprendre des tâches. Vous pouvez en savoir plus sur le menu Tâches dans cet article.