TABLES DES MATIERES


Avant la formation


Que devez-vous prévoir, en tant que conseil d'administration, pour la configuration de la plateforme Eaglebe, et quelles sont les questions les plus importantes ?

 

Exemple - Document de permis


Il est recommandé de fournir à Merkator un exemple des documents d'autorisation actuels et utilisés. De cette façon, ils peuvent déjà être convertis en modèles de permis qui seront utilisés dans Eaglebe. Des ajustements peuvent être nécessaires en fonction des informations souhaitées. 


Les templates utilisés sont entièrement sous le contrôle du gouvernement local, ils peuvent être modifiés ultérieurement ou nouvellement créés avec la mise en page de votre choix (permis, lettre de résident, facture, ...).   


Types d'occupations demandés


Quels sont les types d'occupation disponibles pour le demandeur (conteneur, rue de jeu, course cycliste, ...) ? Au sein d'Eaglebe, il est possible de créer ses propres types de demande et de les associer à un service, une période de demande, un texte d'aide, ... Ces types peuvent être adoptés en fonction des possibilités de demande actuelles et peuvent être adaptés ultérieurement.

 

Configuration des départements et des utilisateurs


Les départements et utilisateurs nécessaires doivent être configurés avec leurs droits et rôles spécifiques (ce que chaque utilisateur peut/peut et doit faire). Les paramètres des départements et des utilisateurs sont sous contrôle propre et peuvent toujours être ajustés si nécessaire. En fonction de ces paramètres, Eaglebe distribuera les tâches aux bons utilisateurs. Ces paramètres peuvent déjà être ajustés dans l'environnement de test pour découvrir le fonctionnement. Veuillez noter que les utilisateurs doivent être ajoutés par la suite dans l'environnement "réel" et qu'ils doivent donc créer à nouveau un compte identique (puisque les bases de données de l'environnement test/béta et réel/live sont séparées). 


Calcul automatique des frais et des prix


Les règles de rétribution actuelles devraient être fixées au sein d'Eaglebe. Si nécessaire, les règles de rétribution actuelles peuvent être adaptées, conformément aux possibilités offertes par Eaglebe. Lorsqu'il existe une grille tarifaire relativement simple (basée sur la période, la surface et le taux journalier), celle-ci peut être parfaitement intégrée à la plateforme. Un transfert manuel des montants calculés est toujours possible. Le calcul automatique des prix est entièrement entre vos mains. 


Pour savoir comment configurer tous ces éléments, consultez le menu "Gestion" de notre Helpdesk.


Formation

La formation à la plateforme Smart City d'Eaglebe est généralement destinée à 3 ou 4 utilisateurs clés. Il n'est pas nécessaire que tous les utilisateurs suivent l'intégralité de la formation, les utilisateurs à temps partiel peuvent rapidement être formés en interne à la manière de donner des conseils, par exemple. La formation sera dispensée sur le navigateur Google Chrome, car c'est le navigateur qui supporte le mieux l'application web !


La formation initiale durera environ 3 à 4 heures. Elle portera sur l'ensemble de la procédure d'autorisation (de la demande à l'approbation) et sur la mise en place des paramètres nécessaires spécifiques au conseil. La formation se déroule dans l'environnement de test (https://beta.app.eaglebe.com) de la plateforme Eaglebe. Dans cet environnement, les utilisateurs peuvent mieux connaître le logiciel et tester tous les paramètres de manière approfondie. Toutes les applications sont liées à l'environnement de test GIPOD, de sorte qu'elles ne "polluent" pas GIPOD. Si vous le souhaitez, l'accès à cet environnement de test peut être accordé avant la formation pour une exploration préliminaire du logiciel.


Des moments de formation supplémentaires sont possibles, mais payants.


Mise en production avec Eaglebe

Après la formation, Eaglebe fournit 2 semaines de Golden Support, pendant lesquelles nous vous assistons dans le démarrage de l'environnement de production (https://app.eaglebe.com). Cet environnement est directement lié à GIPOD et destiné aux demandes réelles. Pour initialiser cela, le formulaire de demande sera ouvert au demandeur. À partir de ce moment, les demandes peuvent être reçues et traitées intégralement au sein d'Eaglebe. 


Que reste-t-il à faire ?


  • Une notification doit être faite à Merkator pour que nous puissions faciliter l'utilisation externe. Il faut compter 1 jour de temps pour le faire.
  • La plateforme Eaglebe doit être communiquée aux citoyens afin qu'ils soient au courant de la nouvelle procédure de demande. Vous trouverez ci-dessous des exemples de cette communication.
  • Le formulaire de demande doit être placé sur le site web. Le site web doit également être adapté au nouveau flux de travail d'Eaglebe. 
  • Fournir également une page web avec les conditions générales et les informations de contact. Ces liens seront indiqués dans le formulaire de candidature et dans les courriers. Ces liens doivent être configurés dans l'administration d'Eaglebe.


Modifier le site web

Vous lancez Eaglebe mais vous souhaitez le communiquer de manière claire au public ?


Bien sûr, cela nécessite un ajustement du site web. Sur le site web de votre autorité locale, l'"ancienne" méthode de demande est expliquée aujourd'hui. Ces pages doivent être renouvelées pour expliquer la nouvelle méthode de demande : via Eaglebe. Mais qu'est-ce qui doit figurer exactement sur cette page ? Il s'agit bien sûr d'une décision de la municipalité, mais il peut toujours y avoir une référence à un certain nombre de piliers :

 

  • Qu'est-ce qu'une occupation du domaine public et pourquoi dois-je en faire la demande?
  • Comment cela doit-il être fait ?
  • Combien cela coûte-t-il ?
  • Signalisation
  • Informations complémentaires


Pour voir quelques exemples concrets, nous nous référons aux villes et municipalités suivantes : Nivelles, Linkebeek, Schaerbeek.

 

Qu'est-ce qu'une occupation du domaine public?


Voici une brève description de ce que signifie une prise du domaine public, de la situation dans laquelle elle doit être demandée et de l'observation selon laquelle une autorisation est toujours requise de la part des autorités municipales.


Voici quelques exemples généraux de cas où un permis est nécessaire. 


Exemple :


Lorsque vous occupez le domaine public, vous devez toujours obtenir au préalable l'autorisation des autorités municipales. Vous demandez l'autorisation d'occuper le domaine public pour placer des conteneurs, fermer (une partie) de la chaussée, occuper les trottoirs et les pistes cyclables, etc.


Comment faire?


Il s'agit ici d'une référence au formulaire de demande Eaglebe ou au portail Eaglebe. Cela peut se faire par le biais d'un lien ou d'un bouton qui dit, par exemple : nouvelle demande. Vous pouvez toujours créer un tel bouton via http://css3buttongenerator.com/, ou votre coordinateur informatique peut vous aider.

 

 

Il est également possible de fournir plus d'informations sur les données attendues, le nombre de jours à l'avance où la demande doit être faite, les documents spécifiques à fournir, etc.


Combien cela coûte-t-il ?


Voici une brève description du prix de revient ou une référence au règlement des frais. Il est également possible de donner plus d'informations sur les différentes options de paiement et de préciser si cela doit être fait avant ou après.


Signalisation


Ici, vous donnez plus d'informations sur les signes requis pour l'occupation du domaine public. Cette rubrique est très spécifique à chaque municipalité et peut être remplie comme bon vous semble. Il s'agit par exemple de savoir quand les panneaux doivent être placés, si un plan de signalisation doit être ajouté, si la municipalité place les panneaux ou non, etc.


Informations complémentaires


Ici, vous pouvez vous référer aux règlements, manuels ou contacts de la municipalité concernant la prise du domaine public. Des liens sont souvent établis vers des documents ou d'autres pages du site web de la municipalité.


En outre, de plus amples informations peuvent être données sur les possibilités supplémentaires d'Eaglebe pour le demandeur. Pensez à la façon de prolonger une demande, de télécharger une preuve de paiement, de procéder à des ajustements, ... Toutes ces informations sont disponibles sur notre Helpdesk, dans le menu "Pour le demandeur".


Enfin, vous pouvez également vous référer à notre carte publique. Il a été élaboré afin de fournir au demandeur toutes les informations nécessaires concernant les collectes et les nuisances actuelles dans sa municipalité. C'est le meilleur moyen pour le citoyen de visualiser les nuisances prévues et il peut également être personnalisé via Eaglebe (info publique). Il est également possible de se référer directement au territoire de votre commune en adaptant le lien. Exemple : app.eaglebe.com/map/locate ou site web de Poperinge : https://www.poperinge.be/verkeershinder


Support Eaglebe

 

Une fois la période de Golden Support terminée, vous revenez à notre service d'assistance normal. De plus amples informations sur les services d'Eaglebe sont également disponibles sur ce Helpdesk. 


Par la suite, les possibilités d'Eaglebe peuvent facilement être étendues avec des fonctionnalités supplémentaires telles que le paiement en ligne (Mollie), les connexions existantes avec des logiciels externes, ... Ces extensions sont entièrement gratuites à activer et peuvent également être incluses dans le démarrage. 

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