Démarrage Occupation du Domaine public

Afin de garantir un démarrage sans heurts, nous vous présentons ci-dessous une vue d'ensemble de toutes les questions qui se posent ou qui sont nécessaires lors du démarrage d'Eaglebe. Après tout, une nouvelle plateforme ne crée pas seulement des défis internes, mais la communication avec les citoyens sera également essentielle pour un déploiement correct du paquet.

Connaissance Eaglebe

Formation d'Eaglebe

Pour travailler avec Eaglebe, il faut avoir quelques connaissances. Lors du lancement d'Eaglebe, nous assurons une formation sur site pour les utilisateurs clés afin qu'ils se familiarisent avec l'aspect et la convivialité de la plateforme. Au cours de la formation, nous passons en revue l'ensemble de la plate-forme : les formulaires de demande et les options pour les citoyens, le traitement des demandes par les employés et tous les autres menus et paramètres que nous affinerons autant que possible spécifiquement pour vous. Pour les formations sur site, nous vous demandons de fournir une salle avec vidéoprojecteur, écran, câble HDMI et connexion Wi-Fi.

Avant de vous rendre visite, nous sommes heureux de recevoir :

Le document d'authentification GIPOD (voir courriel de l'équipe Eaglebe). Nous devons récupérer ce document complété pour faire le lien vers le GIPOD.
Cela n'est nécessaire que pour les conseils d'administration en Flandre.
Document que vous renvoyez aujourd'hui à un citoyen ou à un entrepreneur pour approbation de sa demande. L'équipe d'Eaglebe en créera une version implémentable qui pourra être utilisée dans Eaglebe, à titre d'illustration lors de la formation qui suivra ultérieurement.
Liste des participants qui assisteront à la formation. Ces personnes seront ajoutées à l'environnement bêta (= environnement de test) de votre Conseil. Sur cet environnement test d'Eaglebe, la formation sera également dispensée.

Gestion Eaglebe

La plateforme dispose de plusieurs paramètres qui garantissent un fonctionnement adapté à votre Conseil. Pendant la formation, nous passons en revue ces paramètres qui devraient être configurés par le Conseil après la formation. Si vous aimez déjà vous lire, vous pouvez également trouver toutes les explications sur la gestion ici.

Règles de rétribution

Il se peut que le règlement actuel des frais doive être fixé dans le cadre d'Eaglebe. Si nécessaire, les règlements actuels peuvent être adaptés aux possibilités de l'Eaglebe. N'hésitez pas à transmettre vos règlements avant de les adapter officiellement. Lorsqu'il existe une réglementation des frais relativement simple (basée sur la période, la zone et un taux journalier), celle-ci peut être parfaitement intégrée à la plateforme. Nous serons heureux de vous aider à mettre en place ces règlements.

Liens vers d'autres paquets

Si vous souhaitez toujours lier Eaglebe à d'autres paquets, vous devrez peut-être prendre quelques mesures supplémentaires. Voir ici une liste d'intégrations possibles avec l'explication correspondante des actions nécessaires.

Golden Support et Go-Live Eaglebe

Après la formation, l'idée est dans l'environnement bêta vous:

Configurez les paramètres adaptés à votre Conseil
Essayez d'approuver quelques permis

Au cours des premières semaines suivant la formation, vous avez droit au Golden Support où nous vous aidons à configurer Eaglebe. Si vous avez besoin d'une réunion supplémentaire des équipes ou si vous préférez envoyer un courriel, n'hésitez pas à nous contacter. Une fois que vous avez terminé ce qui précède et que vous souhaitez d'aller 'Live' avec Eaglebe, l'équipe doit savoir quelle date vous envisagez pour le Go-Live officiel. Communiquez bien cette date à l'équipe Eaglebe et prévenez-nous au moins 3 jours avant cette date de Go-Live e pour que les paramètres de l'environnement bêta puissent être transférés à l'environnement production sur lequel vous travaillerez officiellement. Cet environnement est directement lié à GIPOD (seulement en Flandre) et destiné aux demandes effectives. Pour initier cette démarche, le formulaire de demande sera ouvert aux demandeurs. Les demandes peuvent arriver à partir de ce moment et être entièrement traitées dans Eaglebe.

Assistance après le Go-Live

Que pouvez-vous attendre du soutien ? Vous pouvez lire tout cela dans cet article.

Communication

Communication externe aux citoyens

Lors du lancement d'une nouvelle plateforme, il est conseillé d'informer les citoyens de la nouvelle façon de travailler pour les demandes d'occupations du domaine public.

Courriels aux entreprises

Certaines administrations choisissent d'envoyer un courrier à leurs "demandeurs fréquents" pour les informer de la nouvelle plateforme et de la date à partir de laquelle les demandes doivent être soumises par ce canal.

Article dans la brochure municipale

Ce pourrait être un bon outil de communication pour faire passer le message via le livret municipal que l'Eaglebe sera bientôt lancé.

Evénement presse

Certains conseils choisissent d'organiser un événement de presse (éventuellement avec d'autres municipalités et villes). En ligne, vous pouvez également trouver de nombreux articles si vous effectuez une recherche rapide sur "Eaglebe" et le nom d'un journal (en ligne). Par exemple : "Eaglebe HLN".

Site web

Il est très important d'avoir une bonne page web qui donne des informations sur toute la procédure. C'est généralement aussi par ce biais que les citoyens seront orientés vers Eaglebe et poseront des questions. Des informations qui doivent absolument être disponibles :

Qu'est-ce qu'une ocupation de domaine public ?
Comment faire ? Un bouton clair en référence à Eaglebe
Combien cela va-t-il coûter ?
Signalisation : puis-je faire placer une interdiction de stationnement ?
Informations complémentaires
Manuels

Nous recommandons également de mettre à la disposition des demandeurs un manuel où ils pourront trouver les informations nécessaires sur Eaglebe. Vous pouvez certainement créer votre propre manuel en utilisant ces informations qui peuvent être utilisées librement.

Interne

Il y a plusieurs parties impliquées dans le démarrage d'Eaglebe, pensez-y : Police, pompiers, TEC, STIB,... Ces personnes ne participent généralement pas à la formation d'Eaglebe (ce qui n'est pas non plus recommandé étant donné le peu d'informations qu'elles en tireront) mais devraient idéalement être informées de la nouvelle plateforme et éventuellement bénéficier d'une courte démonstration par une personne de la municipalité. Il peut s'agir d'un courriel, d'une courte réunion de consultation, etc.

1. Démarrage ODP Imprimer