A partir d'Eaglebe 4.1.2, il est possible de communiquer avec le demandeur au sujet du caractère incomplet du dossier! Depuis Eaglebe 4.4.1, il est également possible de faire modifier à nouveau le formulaire de demande par le demandeur lui-même!
Comment faire?
Sous l'onglet "Demande", vous pouvez indiquer si le dossier est incomplet ou non. Vous pouvez le faire en cochant la case "La demande est-elle incomplète". Vous pouvez ajouter une remarque.
Ce commentaire peut être à usage interne (le demandeur ne sera pas informé) ou vous pouvez envoyer le message au demandeur. Vous pouvez faire cette dernière opération en cochant la case "Envoyer ce message au demandeur". Lorsque vous appuyez sur "Sauvegarder", le statut devient "Incomplet" et le demandeur reçoit ou non un courrier électronique lui indiquant que sa demande est incomplète.
L'utilisateur qui a défini la demande comme incomplète se verra attribuer la tâche "Suivi" afin de pouvoir suivre le retour d'information et de retirer le dossier de la catégorie "Incomplet" lorsque toutes les informations sont disponibles pour traiter le dossier. Cela peut également être fait par toute personne ayant le rôle «Validation».
L'utilisateur sera informé par courrier électronique que le dossier est incomplet. Via son Portail (la création d'un compte est donc obligatoire), il verra un message.
Lorsque le message est ouvert, le demandeur voit la notification du gestionnaire du dossier et peut réagir:
Le demandeur peut:
Répondez à ce message. Lorsqu'une réponse est envoyée par le demandeur, le statut du dossier passe à «Feedback». L'utilisateur qui avait la tâche «Suivi» reçoit maintenant la tâche «Feedback»: des commentaires ont été reçus du demandeur.
Modifier la demande. Avec cette option, il peut rouvrir sa demande originale et apporter des modifications.
Répondez au message et ajustez sa demande (combinaison des deux).
Selon le choix ci-dessus, le traitement suivra cette méthode:
L'utilisateur ayant la tâche "Feedback" peut évaluer la réponse du demandeur. Si des informations supplémentaires sont nécessaires, il peut envoyer un autre message au demandeur. Si toutes les informations relatives au dossier sont maintenant disponibles et peuvent être traitées, le dossier peut être retiré de la liste des dossiers "incomplets" en décochant la case «L'application est-elle incomplète?» et sauvegarder :
Le dossier est maintenant en statut "Validation" et peut être traité. La communication entre l'employé et le demandeur n'est plus possible.
Le gestionnaire du dossier et le demandeur peuvent tous deux répondre au message, à condition que le statut du dossier soit défini sur "Incomplet" ou "Feedback" (= lorsque le demandeur a répondu). Le gestionnaire de fichiers peut également définir dans ses paramètres qu'il souhaite recevoir des courriers pour la tâche "Feedback".
- Le demandeur modifie sa demande (ex: ajuster la période, ajuster la description, etc.). Dans le back-office, une tâche se verra attribuer "Feedback" et l'utilisateur ouvrant la demande verra que le statut sera "Modifiée". Cela signifie que le demandeur a apporté certaines modifications à son formulaire de demande. De quels changements il s'agit, vous en serez informé via la communication sur l'onglet «Demande». Si toutes les informations relatives au dossier sont maintenant disponibles et peuvent être traitées, le dossier peut être retiré de la liste des dossiers "incomplets" en décochant la case «L'application est-elle incomplète?» et sauvegarder.
- Exactement la même procédure qu'au point 2, mais en plus des modifications, vous pourrez également lire le message laissé par le demandeur.
! Attention: avec une prolongation, il ne sera plus possible de faire modifier la demande par le demandeur. Ici, il ne sera possible de répondre qu'au message (lisez l'option 1 ci-dessus).
Le fichier peut être défini comme incomplet dans tous les statuts (à l'exception de "approuvé"), mais lorsqu'il est désactivé, le statut revient à Validation.