INHOUDSOPGAVE
Via onze Eaglebe module ‘Zonale Beperking’ is het mogelijk om voor een voertuig toegang aan te vragen tot een zone met beperkte toegang (bv autoluwe zone, voetgangerszone, zone met tonnagebeperking, ...).
1 Werking
1.1 Aanvraag
Het aanvraagformulier is onderverdeeld in 5 submenu’s: Algemeen, Periode, Nummerplaten, Contact en Bevestiging.
Binnen het menu Algemeen zal de aanvrager de zone kunnen selecteren waartoe deze toegang wenst. De selectie van de zone gebeurd via een dropdown menu of via selectie van de zone binnen de kaart. Er kan slechts 1 zone geselecteerd worden per aanvraag.
Verder zal de aanvrager moeten meegeven voor wie deze toegang wordt aangevraagd (selectie uit eigen opgestelde lijst) en welk soort vergunning wordt aangevraagd (tijdelijke vergunning, permanente vergunning, regularisatie of een vergunning naar aanleiding van een inname openbaar domein). Wanneer toegang wordt aangevraagd naar aanleiding van een inname, zal de aanvrager het EaglebeID van de inname moeten opgeven. Op basis van het EaglebeID worden de twee aanvragen aan elkaar gelinkt en wordt alle reeds gekende informatie automatisch opgehaald.
Daarnaast kunnen ook bijkomende opmerkingen of bijlagen worden meegegeven.
Binnen het menu Periode zal de aanvrager de periode moeten meegeven waarvoor deze toegang wenst. De beschikbare periode zal afhankelijk zijn van het soort vergunning dat werd aangevraagd:
Tijdelijke vergunning: periode kan vrij gekozen worden, rekening houdend met een vooropgestelde aanvraagtermijn.
Permanente vergunning: periode is niet te selecteren (permanent).
Vergunning nav IOD: periode wordt automatisch bepaald op basis van de periode van de inname.
Regularistatie: periode kan vrij gekozen worden, rekening houdend met een vooropgestelde aanvraagtermijn. Aanvraag in het verleden is mogelijk.
Binnen het menu Nummerplaten zal de aanvrager de nummerplaten kunnen opgeven van de voertuigen waarvoor toegang wordt aangevraagd. Meerdere nummerplaten kunnen worden opgegeven gescheiden door een komma. Er kan ook een lijst van nummerplaten worden gecopy-paste uit een CSV bestand. Het aantal toe te voegen nummerplaten is afhankelijk van de hoedanigheid van de aanvrager en de zone waartoe toegang wordt gevraagd.
Binnen het menu Contact zal de aanvrager zijn contactgegevens moeten opgeven.
Binnen het menu Bevestiging zal de aanvrager akkoord moeten gaan met de algemene voorwaarden van het bestuur alsook het privacybeleid van het bestuur.
1.2 Opvolging door aanvrager
Eens de aanvraag werd ingediend krijgt de aanvrager meteen een bevestiging. Deze bevestiging wordt ook via mail verzonden. Binnen de bevestigingsmail wordt automatisch een overzicht van de aanvraag toegevoegd (als downloadbare PDF).
Daarnaast kan de aanvrager zijn dossier ook in real-time opvolgen via het EagleBe Portaal. Hiervoor is een (gratis) registratie nodig via onze EagleBe inlogpagina (https://app.eaglebe.com/auth/start).
Binnen het EagleBe Portaal krijgt de aanvrager een overzicht van al zijn aanvragen en de huidige status hiervan. Ook de documenten gelinkt aan deze aanvragen (overzicht van de aanvraag + vergunning) zijn van hieruit downloadbaar. Daarbovenop kunnen nog niet volledig afgeronde aanvragen hieruit vervolledigd worden en zal ook de verdere communicatie via het Portaal verlopen.
1.3 Backoffice dossierbehandeling
Eens de aanvraag werd ingediend wordt er een nieuw dossier aangemaakt binnen de EagleBe backoffice. Deze dossiers zijn te vinden via de takenlijst van de gebruiker (te vinden op het welkomscherm of via het menu ‘Taken’) of binnen het menu ‘Vergunningen’. Via de filteropties (aangeduid met rode kader) kan een specifiek overzicht worden opgemaakt voor enkel de dossiers mbt Zonale Beperking binnen het menu ‘Vergunningen’.
Het verdere verwerkingsproces volgt volgende stappen:
Validatie: bepalen van het verdere verwerkingsproces
Advies: geven van advies door interne of externe gebruikers
Autorisatie: finale goed- of afkeuring en opmaak van de nodige vergunnings- documenten
De Validatie is de eerste stap binnen het verwerkingsproces. Hierbij worden eerst de aanvraaggegevens gecontroleerd en eventueel aangepast binnen het tabblad ‘Aanvraag’. Let op, om aanpassingen door te voeren zal telkens gebruik moeten gemaakt worden van het diskette icoontje om deze op te slaan.
Binnen het tabblad ‘Validatie’ kan dan het verdere verwerkingsproces worden bepaald. Hier is de dossierbehandelaar in staat om adviezen te vragen aan verschillende gebruikers. Dit kan door de checkbox aan te vinken naast de gebruikersnaam en vervolgens op het diskette icoontje te klikken rechts bovenaan. Zijn er geen adviezen nodig? Dan kan er meteen op het diskette icoontje geklikt worden. Naast het diskette icoontje kan de dossierbehandelaar er ook voor kiezen de aanvraag te weigeren of te verwijderen.
Indien er tijdens de validatie stap adviezen werden gevraagd, zal de volgende stap binnen het verwerkingsproces Advies zijn. Tijdens deze stap kunnen de gebruikers aan wie advies werd gevraagd dit meegeven via het tabblad ‘Advies’. Hier zijn deze in staat een positief of negatief advies te geven, al dan niet voorzien van een opmerking of een bijlage. Een positief advies zal ervoor zorgen dat het dossier geautoriseerd mag worden. Een negatief advies zal het dossier in probleemstatus brengen, waarna de dossierbehandelaar de nodige acties kan ondernemen op basis van het negatieve advies (aanpassingen doorvoeren, communicatie opstarten met de aanvrager, aanvraag weigeren, …).
De laatste stap binnen het verwerkingsproces is de Autorisatie. Hier kan de dossierbehandelaar de aanvraag finaal goed- of afkeuren. Bij goedkeuren zal de dossierbehandelaar de nodige documenten uit de lijst selecteren en deze verzenden naar de aanvrager via de knop ‘Verzenden’. Indien nodig kan ook een nieuwe vergunning worden opgemaakt aan de hand van eigen templates via de knop ‘genereer pdf’. Hierop selecteer je de te gebruiken template en voeg je indien nodig specifieke voorwaarden toe. Het resulterende document wordt automatisch beschikbaar binnen de lijst van documenten.
1.3.1 Filter
Via de filter in het menu Vergunningen kan je eenvoudig nummerplaten opzoeken die zijn toegevoegd aan een dossier Zonale Beperking.
1.4 Whitelist
De opgegeven nummerplaten binnen de goedgekeurde dossiers zijn beschikbaar via export. Op deze manier kan je een CSV bestand exporteren met daarin alle toegelaten nummerplaten, de toegelaten zone en de toegelaten periode (whitelist). Deze whitelist kan je handmatig exporteren uit EagleBe via het export icoon (rood kader) bovenaan de overzichtstabel in het menu ‘Vergunningen’.
Voor de export selecteer je ‘Zonale beperking’ en de gewenste periode. Indien je de geëxporteerde dossiers niet opnieuw wil opnemen in een toekomstige export, kan je gebruik maken van de optie ‘Markeer geëxporteerde vergunningen als behandeld’.
De whitelist is opgemaakt als een CSV bestand met volgende attributen:
Nummerplaat: opgegeven nummerplaat waarvoor toegang werd verleend
Zone: zone waarvoor toegang werd verleend (overgenomen uit shapefile)
Tijdsvork: opgegeven tijdsvork van de zone (overgenomen uit shapefile)
Startdatum: startdatum van de vergunning (leeg voor permanente vergunningen)
Einddatum: einddatum van de vergunning (leeg voor permanente vergunningen)
2 Instellingen
2.1 Gebruikers
Om als gebruiker een dossier ‘Zonale Beperking’ te kunnen valideren of autoriseren, dien je te beschikken over de juiste gebruikersrollen. De overeenkomstige rollen zijn ‘ZBValidatie’ en ‘ZBAutorisatie’.
Deze worden per gebruiker toegewezen via het gebruiker icoon naast de naam van de gebruiker, binnen het menu ‘Beheer - Gebruikers’.
2.2 Aanvraagformulier
Via het menu ‘Beheer - Aanvraagformulier - Zonale beperking’ kan het aanvraagformulier voor deze module worden aangepast.
Als eerste kan hier een vectorlaag worden toegevoegd met daarin de verschillende zones waartoe toegang kan worden aangevraagd. De vectorlaag wordt toegevoegd als .zip folder met daarin het .dbf, .shx en .shp bestand. De shapefile zelf bevat onderstaande attributen. Indien nog geen zones werden toegevoegd kan een lege template worden gedownload via de knop ‘Download zones’.
name: naam van de zone
code: code van de zone
startdate: datum vanaf wanneer deze zone geldig is (kan leeg gelaten worden indien permanent geldig)
enddate: datum tot wanneer deze zone geldig is (kan leeg gelaten worden indien permanent geldig)
Comment: beschrijving van de zone die wordt getoond binnen het aanvraagformulier
groupcode: om verschillende zones te bundelen onder een grote noemer (voetgangerszones, autoluwe zones, knips,..)
Onder "titel voor het aanvraagformulier" kan de benaming bovenop het aanvraagformulier worden ingesteld via een vrij tekstveld.
Onderaan kan ingesteld worden wie een aanvraag kan indienen (burger, bewoner, bedrijven, specifieke voertuigen, …) en tot welke zones een tijdelijke of permanente vergunning kan aangevraagd worden (zones worden opgehaald uit de toegevoegde shapefile). Een aanvraag nav Inname Openbaar Domein of een regularisatie zal altijd mogelijk zijn.
Per aanvrager kan ook worden opgegeven hoeveel nummerplaten deze kan aanvragen binnen 1 aanvraag en welke termijnen er gehanteerd worden voor de gewone aanvraag of regularisatie.