TABLE DES MATIERES


  1. Aperçu des types d'occupation
  2. Modifier les types d'occupation

2.1 Généralités

2.2 Options de dessin

2.3 Questions

2.4 Dérogations - procédure d'urgence et période minimale


        Extra - Lien cliquable dans le texte d'aide


Aperçu des types d'occupation

Dans le formulaire de demande, le citoyen est invité à choisir un type d’occupation. Par défaut, nous proposons une liste de types d’occupations fréquemment utilisés, mais cette liste peut être entièrement personnalisée selon les besoins de votre administration.


Toutes les configurations nécessaires se font via le menu "Gestion – Types d’occupation". Vous y trouverez un aperçu de tous les types d’occupation disponibles dans l’environnement Eaglebe de votre administration. Dans cet aperçu, il est possible de :

  • Ajouter de nouveaux types
  • Filtrer les types existants
  • Modifier les types
  • Adapter l’ordre des types dans le formulaire de demande (en les glissant via les points à gauche du type).  ? L’ordre défini dans la page de gestion sera automatiquement repris dans le formulaire de demande.


 

Modifier les types d'occupation

Pour modifier les paramètres spécifiques à un type d’occupation, utilisez le bouton "Modifier" situé à droite du type concerné. Cela vous permettra d’ajuster les paramètres suivants pour chaque type individuellement.

Les paramètres disponibles sont répartis en plusieurs sous-menus, notamment :


Attention : toutes les modifications doivent être enregistrées par type en cliquant sur le bouton "Enregistrer"


ATTENTION: N'oubliez pas de cliquer sur "OK" dans le type et ensuite sur "Sauvegarder" en bas du tableau des types d'occupations pour enregistrer toutes les modifications.  


2.1 Généralités


Paramètres généraux disponibles pour chaque type d’occupation :

  • Nom : utilisé dans le formulaire de demande.

  • Type : utilisé pour la publication dans GIPOD (liste fixe de types GIPOD).

  • Service : service responsable de la validation des demandes de ce type.

  • Délai de demande : nombre de jours minimum entre la demande et la date de début de l’autorisation.

           Exemple : une course sportive doit être demandée au moins un mois à l’avance, un conteneur 5 jours.

  • Délai de prolongation : nombre de jours avant la fin de la demande pendant lesquels une prolongation est possible. Exemple : avec un délai de 2 jours, la demande peut être prolongée jusqu’à 2 jours avant sa fin.

  • Durée minimale :

    • Si l’occupation peut durer n’importe combien de temps → saisir 0

    • Si elle doit toujours être par blocs de 7 jours → saisir 7

  • Début / Fin : suggestion d’heure de début et de fin de l’occupation.

  • Texte d’aide : facultatif, ce texte explicatif s’affiche dans le formulaire si ce type est sélectionné.

            Il est possible d’y ajouter un hyperlien.

  • Type actif : permet d’activer (visible dans le formulaire) ou de désactiver (invisible) le type.  

            ⚠️ Les paramètres des types désactivés sont conservés et peuvent être réactivés facilement.

  • Type interne : si activé, ce type ne peut être utilisé que par les collaborateurs du back-office.  

            Il ne sera pas visible pour les demandeurs externes (ex. travaux communaux).

  • Autres paramètres :

    • Définir si une demande de bon de travail doit être posée (si le module est utilisé)

    • Définir si une pièce jointe est obligatoire pour ce type

  • Couleur : couleur d’affichage de la zone dans le back-office.  

            Exemples : conteneurs en rose, déménagements en orange, travaux de voirie en rouge.

   

2.2 Options de dessin

Dans cette section, vous pouvez sélectionner les options de dessin disponibles dans le formulaire de demande pour ce type d’occupation. Il est possible d’activer ou de désactiver :

  • Les différentes méthodes de dessin de zones (parking, conteneur, autre)

  • L’option permettant de dessiner la signalisation et les déviations


Pour les options telles que "Placer une zone – Parking, Conteneur, Autre", vous pouvez également définir :

  • Si le demandeur peut saisir librement les dimensions de la zone

  • Ou si les dimensions sont fixes

         (comme configuré dans Gestion → Formulaire de demande → Dimensions) et ne peuvent pas être modifiées


 

2.3 Questions

Dans cette section, vous pouvez configurer les questions affichées dans le formulaire de demande pour ce type d’occupation. Vous avez la possibilité de :

  • Déterminer quelles questions sont visibles ou obligatoires

  • Personnaliser les textes d’aide associés à chaque question

Ces textes d’aide permettent d’expliquer la question au demandeur et peuvent être adaptés selon le contexte ou les besoins de votre administration.



2.4 Dérogation– procédure urgente & période minimale


Dans l’onglet Dérogations, vous pouvez indiquer si une procédure urgente est possible pour ce type d’occupation. Si elle est activée, le demandeur pourra déroger au délai standard et introduire une demande en urgence.

Voici les paramètres configurables pour cette procédure :

  • Délai de demande en urgence : nombre de jours requis pour une demande urgente.  Exemple : pour un type avec un délai standard de 5 jours ouvrables et un délai urgent de 3 jours ouvrables :  Si la demande est introduite le mercredi 18/12/2024, elle pourra être soumise en urgence à partir du lundi 23/12/2024 à minuit.

  • Coût supplémentaire : montant fixe facturé pour une demande urgente.

           Vous pouvez choisir de n’appliquer ce coût que si une ordre de travail est lié à la demande.

  • Avertissement : message d’alerte affiché dans le formulaire lorsque le délai standard est dépassé et que la procédure urgente est activée.

  • Dérogation à la période minimale : permet de déroger à la durée minimale définie pour ce type.  

           Si cette dérogation est utilisée, un message d’avertissement s’affichera dans le formulaire.



Les demandes introduites via la procédure urgente sont signalées en rouge dans la liste des tâches et dans le menu Autorisations du back-office, afin d’indiquer qu’elles doivent être traitées en priorité.

La tâche de validation associée apparaît également en haut de la liste des tâches de l’utilisateur auquel elle a été attribuée.



Extra – Lien cliquable dans le texte d’aide


Vous pouvez configurer des textes d’aide à différents endroits dans Eaglebe. Ces textes apparaissent dans le formulaire de demande lorsque le demandeur sélectionne un certain type ou une question spécifique, et peuvent être utiles pour lui fournir des informations supplémentaires sur l’occupation.

Le texte d’aide d’un type d’occupation, que vous pouvez définir via Gestion → Formulaire de demande → Types d’occupation, est sensible au HTML. Concrètement, cela signifie que vous pouvez y insérer des liens cliquables. Le lien doit être ajouté selon un format bien défini :

html

Ceci est un <a href="https://app.eaglebe.com" target="_blank"> lien cliquable</a>

Ce texte apparaîtra dans le formulaire de demande comme suit :


Ceci est un <a href="https://app.eaglebe.com" target="_blank"> lien cliquable</a>


À noter :

  • Tout texte en dehors des balises <a></a> s’affiche comme texte normal.

  • L’URL vers laquelle vous souhaitez rediriger doit être placée entre les guillemets après href="".

  • Le morceau target="_blank" est indispensable : il permet d’ouvrir le lien dans un nouvel onglet.

  • Le texte entre <a> et </a> est celui qui s’affichera comme lien cliquable.